Kỷ nguyên số hóa đang len lỏi vào mọi ngóc ngách của đời sống, và lĩnh vực kế toán cũng không ngoại lệ. Hoá đơn điện tử (HĐĐT) đang dần thay thế cho hoá đơn giấy truyền thống, mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cả cơ quan quản lý nhà nước.
1. Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử (HĐĐT) ngày càng được sử dụng rộng rãi bởi những lợi ích thiết thực mà nó mang lại cho doanh nghiệp, tổ chức và cả người tiêu dùng. Dưới đây là những lợi ích tiêu biểu của việc sử dụng HĐĐT:
1.1. Tiết kiệm chi phí
- Giảm chi phí in ấn: HĐĐT giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn hóa đơn giấy, mực in, máy in, …
- Giảm chi phí lưu trữ: HĐĐT được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, giúp tiết kiệm diện tích lưu trữ so với hóa đơn giấy.
- Giảm chi phí vận chuyển: HĐĐT được gửi qua email hoặc cổng thông tin điện tử, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển hóa đơn.
1.2. Tăng hiệu quả quản lý
- Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm: HĐĐT có thể được tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác nhau như mã số thuế, ngày tháng, số hóa đơn, …
- Quản lý hóa đơn hiệu quả: HĐĐT giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn chặt chẽ, thống kê số liệu chính xác, theo dõi tình hình kinh doanh hiệu quả.
- Tự động hóa quy trình kế toán: HĐĐT có thể tích hợp với phần mềm kế toán, giúp tự động hóa quy trình kế toán, tiết kiệm thời gian và công sức.
1.3. Giảm thiểu rủi ro
- Hạn chế thất lạc hóa đơn: HĐĐT được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện tử, giúp hạn chế rủi ro thất lạc hóa đơn.
- Ngăn chặn giả mạo hóa đơn: HĐĐT được ký bằng chữ ký số, giúp ngăn chặn hành vi giả mạo hóa đơn.
- Tăng tính minh bạch: HĐĐT giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.4. Thân thiện với môi trường
- Giảm thiểu sử dụng giấy: HĐĐT góp phần bảo vệ môi trường bằng cách giảm thiểu sử dụng giấy.
- Hạn chế rác thải: HĐĐT giúp hạn chế rác thải từ hóa đơn giấy.
- Nâng cao ý thức bảo vệ môi trường: Sử dụng HĐĐT thể hiện ý thức bảo vệ môi trường của doanh nghiệp.
Ngoài những lợi ích trên, HĐĐT còn mang lại nhiều lợi ích khác như:
- Tăng tốc độ xử lý hóa đơn: HĐĐT giúp xử lý hóa đơn nhanh chóng hơn so với hóa đơn giấy.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: HĐĐT giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.
- Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Sử dụng HĐĐT thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại của doanh nghiệp.
Sử dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức và cả người tiêu dùng. Doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng HĐĐT để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và bảo vệ môi trường.
2. Làm gì để sử dụng hoá đơn điện tử an toàn?
Hoá đơn điện tử (HĐĐT) ngày càng phổ biến trong hoạt động kinh doanh, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người tiêu dùng. Tuy nhiên, việc sử dụng HĐĐT cũng tiềm ẩn một số rủi ro về an ninh mạng. Do đó, việc sử dụng HĐĐT an toàn là vô cùng quan trọng.
Dưới đây là một số biện pháp để sử dụng HĐĐT an toàn:
2.1. Đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế để được cấp mã số thuế điện tử và tài khoản truy cập hệ thống HĐĐT.
2.2. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín
Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín, có đủ năng lực và kinh nghiệm cung cấp dịch vụ HĐĐT an toàn.
2.3. Bảo mật thông tin HĐĐT
Doanh nghiệp cần bảo mật thông tin HĐĐT, bao gồm:
- Mật khẩu truy cập hệ thống HĐĐT: Sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi mật khẩu thường xuyên.
- File XML HĐĐT: Lưu trữ file XML HĐĐT an toàn và bảo mật.
2.4. Lưu trữ HĐĐT theo quy định
Doanh nghiệp cần lưu trữ HĐĐT theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán.
2.5. Thường xuyên cập nhật kiến thức về HĐĐT
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật kiến thức về HĐĐT để sử dụng HĐĐT an toàn, hiệu quả.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên:
- Cài đặt phần mềm diệt virus và tường lửa trên máy tính: Giúp bảo vệ máy tính khỏi các phần mềm độc hại và tấn công mạng.
- Thường xuyên cập nhật phần mềm: Giúp vá các lỗ hổng bảo mật trong phần mềm.
- Đào tạo nhân viên về an ninh mạng: Giúp nhân viên nâng cao nhận thức về các rủi ro an ninh mạng và cách thức bảo vệ thông tin HĐĐT.
Bằng cách thực hiện các biện pháp trên, doanh nghiệp có thể sử dụng HĐĐT an toàn và hiệu quả.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp nên tham khảo thêm các quy định của pháp luật về HĐĐT để sử dụng HĐĐT đúng quy định.
- Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các bài viết về HĐĐT trên website của Tổng cục Thuế.
Kết luận
HĐĐT là xu hướng tất yếu của thời đại, mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên sử dụng HĐĐT để nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.
CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN TƯ VẤN QUẢN LÝ TÂY NAM Á
Đại lý thuế được cấp phép chính thức khai báo thuế
0939299000 | 0901024999 | 0939269222
Quản lý: 0939 309 888
Cố định: 02926 514 999
Các chuyên viên:
0939 930 222 | 0901 049 222
0931 049 222 | 0931 053 222
0939 257 222 | 0931 096 222
0939 254 222 | 0934 741 222
Trang web | Facebook | Sàn thương mại | Zalo OA | Giới thiệu của Đài THCT