Nội dung
Chắc chắn rồi, dưới đây là nội dung chi tiết và diễn giải cụ thể hơn về quá trình chuyển đổi dành cho các hộ kinh doanh, giúp chủ kinh doanh nắm vững từng bước và tự tin thực hiện.
Hướng Dẫn Chi Tiết Chuyển Đổi Sang Kê Khai Thuế Cho Hộ Kinh Doanh
Quá trình chuyển đổi từ phương pháp thuế khoán sang phương pháp kê khai là một bước tiến quan trọng, giúp hoạt động kinh doanh của bạn trở nên chuyên nghiệp, minh bạch và bền vững hơn. Quá trình này đặt ra nhiều yêu cầu, đòi hỏi các hộ kinh doanh phải chủ động chuẩn bị kỹ lưỡng về cả nghiệp vụ và hệ thống. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để chủ hộ kinh doanh có cái nhìn tổng thể và bắt tay vào thực hiện một cách hiệu quả.
I. GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ NỀN TẢNG CUỐI NĂM
Đây là giai đoạn then chốt để “chốt sổ” năm cũ và tạo ra dữ liệu nền tảng chính xác cho năm tài chính mới. Mọi số liệu từ giai đoạn này sẽ là số dư đầu kỳ cho hệ thống kế toán của bạn.
1. Kiểm Kê Toàn Bộ Hàng Hóa Tồn Kho
Đây là công việc bắt buộc và cực kỳ quan trọng để xác định giá trị tài sản của hộ kinh doanh tại thời điểm chuyển đổi.
Mục đích:
Xác định chính xác số vốn bằng hàng hóa mà bạn đang có.
Làm cơ sở để tính giá vốn hàng bán trong kỳ kế toán tiếp theo, từ đó xác định lợi nhuận và số thuế phải nộp một cách chính xác.
Cách thực hiện:
Lập Ban Kiểm Kê: Dù hộ kinh doanh nhỏ, bạn cũng nên thực hiện nghiêm túc, có thể gồm chủ hộ và một nhân viên (nếu có).
Thời điểm: Thực hiện vào cuối ngày 31/12/2025.
Quy trình:
Chuẩn bị: In các biểu mẫu “Phiếu Kiểm Kê Hàng Tồn Kho” với các cột cơ bản: Tên hàng hóa, Mã hàng (nếu có), Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá vốn, Thành tiền.
Thực hiện: Đi kiểm đếm thực tế từng mặt hàng. Ghi chép cẩn thận, rõ ràng.
Tổng hợp: Sau khi kiểm đếm xong, tổng hợp tất cả các phiếu thành một “Biên Bản Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Tổng Hợp”. Biên bản này phải có chữ ký của những người tham gia và chủ hộ kinh doanh, sau đó được lưu trữ cẩn thận như một chứng từ gốc.
2. Tổng Kết Sổ Sách, Công Nợ và Tiền Mặt
Bạn cần khóa sổ toàn bộ các hoạt động của năm cũ để có số liệu chính xác chuyển sang năm mới.
Mục đích: Xác định toàn bộ tài sản và nguồn vốn của hộ kinh doanh tại ngày 31/12/2025.
Cách thực hiện:
Công nợ: Lập bảng tổng hợp các khoản phải thu từ khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Ghi rõ tên khách hàng/nhà cung cấp và số tiền chi tiết.
Tiền mặt và ngân hàng: Kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với số dư trên sao kê ngân hàng tại ngày cuối cùng của năm.
Tổng hợp: Toàn bộ các giá trị này (tiền, công nợ, giá trị hàng tồn kho) sẽ được nhập vào phần mềm kế toán dưới dạng “Số dư đầu kỳ” cho ngày 01/01/2026.
II. GIAI ĐOẠN 2: TRANG BỊ CÔNG CỤ VÀ TUÂN THỦ THỦ TỤC ĐỂ CHUYỂN TỪ HỘ KHOÁN
Khi bắt đầu năm tài chính mới theo phương pháp kê khai, bạn cần đáp ứng các yêu cầu về công nghệ và pháp lý sau đây.
1. Hóa Đơn Điện Tử và Chữ Ký Số
Đây là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật (Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Yêu cầu: Bạn cần mua và cài đặt 3 thứ:
Hóa đơn điện tử: Liên hệ các nhà cung cấp uy tín (như Viettel, VNPT, MISA, BKAV…) để mua gói hóa đơn phù hợp với số lượng bạn dự kiến sử dụng.
Chữ ký số (USB Token): Dùng để ký lên hóa đơn điện tử và các tờ khai thuế, giúp xác thực danh tính của hộ kinh doanh một cách hợp pháp.
Phần mềm bán hàng/kế toán: Phần mềm này giúp bạn tạo, xuất, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và chuyên nghiệp.
2. Kê Khai và Nộp Thuế Đúng Hạn
Đây là nghĩa vụ cốt lõi của phương pháp kê khai.
Quy trình:
Hàng tháng hoặc hàng quý (tùy theo quy định cho hộ kinh doanh của bạn), bạn phải tổng hợp doanh thu, chi phí dựa trên hóa đơn, chứng từ.
Lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN trên phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế hoặc qua dịch vụ T-VAN.
Dùng chữ ký số để ký và nộp tờ khai qua mạng tại trang thuedientu.gdt.gov.vn.
Sau khi nộp tờ khai, bạn phải nộp số tiền thuế đã kê khai vào ngân sách nhà nước trước hạn chót.
Lưu ý về phạt chậm nộp: Mức phạt 0.03% mỗi ngày trên số tiền thuế nộp chậm.
Ví dụ: Nếu bạn phải nộp 10.000.000 VNĐ tiền thuế nhưng nộp chậm 30 ngày, tiền phạt sẽ là: 10.000.000 * 0.03% * 30 = 90.000 VNĐ.
3. Mở Tài Khoản Ngân Hàng Riêng
Mục đích: Tách bạch hoàn toàn dòng tiền kinh doanh và dòng tiền cá nhân. Điều này giúp việc theo dõi doanh thu, chi phí trở nên minh bạch, dễ dàng và là bằng chứng thuyết phục khi giải trình với cơ quan thuế.
Hành động: Đến bất kỳ ngân hàng nào và yêu cầu mở tài khoản thanh toán cho “Hộ kinh doanh”.
4. Đóng Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) Bắt Buộc
Quy định: Theo các quy định hiện hành, chủ hộ kinh doanh thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Lợi ích: Đảm bảo quyền lợi cho chính bản thân chủ hộ về hưu trí, ốm đau, thai sản…
Hành động: Liên hệ cơ quan BHXH tại địa phương để làm thủ tục đăng ký và thực hiện đóng hàng tháng.
5. Lập và Ghi Chép Đầy Đủ Sổ Sách Kế Toán
Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh kê khai phải có hệ thống sổ sách kế toán.
Yêu cầu: Cần có tối thiểu 7 loại sổ sau:
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh.
Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN.
Sổ chi tiết chi phí bán hàng (chi phí quản lý kinh doanh).
Sổ quỹ tiền mặt.
Sổ tiền gửi ngân hàng.
Giải pháp: Đừng lo lắng về việc phải kẻ tay các loại sổ này. Các phần mềm kế toán hiện nay sẽ tự động tạo và cập nhật các sổ này khi bạn nhập các giao dịch hàng ngày (bán hàng, mua hàng, chi phí…).
6. Lưu Trữ Toàn Bộ Chứng Từ, Hồ Sơ
Tầm quan trọng: “Lời nói không bằng chứng từ”. Mọi con số bạn kê khai đều phải có giấy tờ chứng minh. Cơ quan thuế có quyền kiểm tra và yêu cầu bạn giải trình bất cứ lúc nào.
Các loại chứng từ cần lưu:
Đầu vào: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng kinh tế, phiếu chi, ủy nhiệm chi ngân hàng…
Đầu ra: Hóa đơn điện tử đã phát hành, hợp đồng bán hàng, phiếu thu…
Khác: Bảng lương, hồ sơ lao động (nếu có), sao kê ngân hàng…
Cách thức: Sắp xếp chứng từ theo tháng, theo loại và lưu trữ cẩn thận ở nơi an toàn.
Kết Luận: Từ Thách Thức Đến Cơ Hội
Những thủ tục ban đầu có thể phức tạp, nhưng đừng lo lắng. Khi bạn đã nắm rõ các bước chuẩn bị, có sự hỗ trợ của phần mềm và các công cụ quản lý, mọi việc sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
Việc tuân thủ quy định không chỉ giúp bạn tránh được rủi ro pháp lý, mà còn mang lại những lợi ích to lớn:
Quản lý hiệu quả: Nắm rõ sức khỏe tài chính, biết chính xác lãi-lỗ của cửa hàng.
Xây dựng uy tín: Sự minh bạch trong tài chính, hóa đơn rõ ràng sẽ tạo dựng lòng tin vững chắc với khách hàng và đối tác.
Mở ra cơ hội: Có sổ sách kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp bạn dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn vay từ ngân hàng để mở rộng kinh doanh.
CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN TƯ VẤN QUẢN LÝ TÂY NAM Á
1900 633 179 | 0939 269 222 | 0931 049 222 | 02926 514 999
Ban Giám đốc: 0939 299 000 | 0901 024 999
Các kênh truyền thông:
Trang web | Facebook | Zalo OA | Giới thiệu của Đài THCT
