Trong lĩnh vực xây dựng, chi phí thuê nhân công theo hình thức khoán thường là một khoản mục đáng kể. Tuy nhiên, không ít công ty gặp phải tình huống chi phí này bị loại khi quyết toán thuế, dù đã thanh toán đầy đủ cho người lao động và công trình đã hoàn thành.
Lý do sâu xa thường không nằm ở việc công ty cố ý sai phạm, mà chủ yếu xuất phát từ việc hồ sơ chứng từ liên quan chưa đáp ứng được các tiêu chuẩn và điều kiện mà cơ quan thuế yêu cầu.
Để đảm bảo chi phí thuê nhân công được chấp nhận trong quá trình quyết toán thuế, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là vô cùng quan trọng. Các loại chứng từ then chốt bao gồm:
- Hợp đồng thuê khoán: Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất.
Khi thuê nhân công là cá nhân, hợp đồng cần nêu rõ công việc, thời gian thực hiện và mức thù lao cụ thể.
Khi thuê theo tổ đội, cần có hợp đồng ký với tổ trưởng, kèm theo danh sách chi tiết của từng thành viên trong tổ.
- Danh sách người lao động và bảng chấm công: Cần thể hiện một cách minh bạch thông tin về tên người lao động, công việc thực hiện và số ngày công làm việc. Bảng chấm công cần có chữ ký xác nhận của người lao động để đảm bảo tính chính xác, tránh trường hợp kê khai sai lệch so với thực tế.
- Chứng từ thanh toán: Bất kể hình thức thanh toán là tiền mặt hay chuyển khoản, đều cần có chứng từ đầy đủ như phiếu chi (nếu thanh toán tiền mặt) có chữ ký của người nhận, và biên bản nghiệm thu công việc liên quan.
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Theo quy định, đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trên 2 triệu đồng/tháng, công ty phải thực hiện khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi thanh toán. Trường hợp thuê tổ đội hoặc thầu phụ có hóa đơn hợp lệ, việc khấu trừ thuế TNCN có thể không cần thiết, nhưng hóa đơn phải đảm bảo tính hợp lệ.
Thực tế cho thấy, nhiều công ty xây dựng đã phải đối mặt với việc bị truy thu hàng trăm triệu đồng tiền thuế chỉ vì thiếu sót trong việc chuẩn bị các chứng từ hợp lệ cho chi phí nhân công.
Do đó, việc rà soát và đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ chứng từ ngay từ giai đoạn đầu là một biện pháp phòng ngừa hiệu quả, giúp công ty tránh được những tổn thất không đáng có.
CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN TƯ VẤN QUẢN LÝ TÂY NAM Á
1900 633 179 | 0939 269 222 | 0931 049 222 | 02926 514 999
Ban Giám đốc: 0939 299 000 | 0901 024 999
Các kênh truyền thông:
Trang web | Facebook | Zalo OA | Giới thiệu của Đài THCT
