Nội dung
I. CÁC YÊU CẦU TỐI THIỂU VỀ CHUYÊN MÔN VÀ NGHIỆP VỤ KHI DÙNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Nếu trước đây, phần mềm kế toán chỉ được xem là công cụ “gõ” và “nhập”, thì nay, Thông tư 99 yêu cầu nó phải là một “pháo đài” bảo vệ dữ liệu với các tiêu chuẩn nghiệp vụ khắt khe nhất.
Yêu cầu đầu tiên và tiên quyết là phần mềm phải được thiết kế với logic tuân thủ 100% các quy định của pháp luật về kế toán và thuế hiện hành. Mọi quy trình, từ hạch toán, kết chuyển, đến lập báo cáo, đều phải được thiết lập phù hợp, tuyệt đối không được làm sai lệch bản chất, nguyên tắc hay phương pháp kế toán mà pháp luật đã quy định. Phần mềm không được “sáng tạo” ra các nghiệp vụ trái ngược với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
Đây chính là điểm “siết” mạnh tay nhất của Điều 28. Thông tư 99 yêu cầu phần mềm phải có cơ chế lưu lại toàn bộ dấu vết (audit trail) của mọi thao tác, đặc biệt là các thao tác sửa chữa, điều chỉnh số liệu.
Lưu cái gì? Phải ghi nhận rõ: Ai (user nào) đã sửa, sửa cái gì (nội dung trước và sau khi sửa), và sửa khi nào (dấu thời gian – timestamp).
Tại sao? Cơ chế này biến phần mềm thành một “hộp đen”, đảm bảo tính không thể chối cãi (irrefutability). Mọi sự điều chỉnh, dù nhỏ nhất, đều được ghi lại. Thời kỳ của những “bút toán ma”, “sửa số liệu âm thầm” mà không để lại dấu vết đã chính thức kết thúc.
Thông tư 99 nhấn mạnh đặc biệt đến khả năng bảo mật, an toàn thông tin và ngăn chặn các hành vi can thiệp có chủ ý nhằm thay đổi dữ liệu gốc đã được ghi sổ kế toán.
Điều này có nghĩa là phần mềm phải có cơ chế phân quyền chi tiết, mã hóa dữ liệu mạnh mẽ. Quan trọng hơn, hệ thống phải được thiết kế để chống lại việc can thiệp trực tiếp vào cơ sở dữ liệu (database) từ bên ngoài hoặc từ chính quản trị viên hệ thống (admin) nếu hành vi đó nhằm mục đích làm sai lệch sổ sách. Bất kỳ nỗ lực can thiệp nào cũng phải bị hệ thống cảnh báo hoặc ngăn chặn ngay lập tức.
II. YÊU CẦU VỀ KHẢ NĂNG KẾT NỐI VÀ NÂNG CẤP
Phần mềm kế toán không còn là một “ốc đảo” đơn độc. Điều 28 buộc các phần mềm phải trở thành một mắt xích quan trọng trong hệ sinh thái số của doanh nghiệp và của ngành tài chính.
1. Khả năng kết nối “Không gián đoạn”
Phần mềm kế toán bắt buộc phải có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối (thông qua API hoặc các giao thức chuẩn) với các phần mềm liên quan khác. Thông tư chỉ rõ các ví dụ điển hình là phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số.
Sự mở rộng của yêu cầu này còn ngụ ý đến khả năng tích hợp với:
Phần mềm quản lý bán hàng (POS), phần mềm Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
Hệ thống ngân hàng điện tử (e-Banking) để tự động hóa đối soát.
Các cổng dữ liệu của cơ quan nhà nước (như Thuế, Bảo hiểm xã hội) trong tương lai.
Mục tiêu là tạo ra một dòng chảy dữ liệu (data flow) liền mạch, tự động, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và đảm bảo tính nhất quán của thông tin trên toàn hệ thống.
2. Cam kết nâng cấp: “Sống” cùng sự thay đổi của luật
Pháp luật về kế toán và thuế luôn thay đổi. Một phần mềm “chết” (không được nâng cấp) đồng nghĩa với rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Thông tư 99 yêu cầu cả nhà cung cấp và doanh nghiệp phải đảm bảo phần mềm có khả năng nâng cấp, sửa đổi kịp thời để thích ứng ngay lập tức với những thay đổi trong tương lai của luật. Đồng thời, phần mềm phải đảm bảo khả năng cung cấp, trích xuất thông tin, dữ liệu đầy đủ, nhanh chóng và chính xác theo đúng định dạng chuẩn khi cơ quan có thẩm quyền (Thuế, Kiểm toán, Thanh tra) yêu cầu.
III. TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Cuối cùng, Điều 28 của Thông tư 99 tái khẳng định một cách đanh thép: Phần mềm chỉ là công cụ, trách nhiệm cuối cùng thuộc về con người.
Người quản lý điều hành (Giám đốc/Tổng Giám đốc), Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) và các cá nhân liên quan phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác và trung thực của toàn bộ thông tin, số liệu kế toán được cung cấp từ phần mềm.
Sẽ không có chỗ cho sự đổ lỗi “do phần mềm lỗi” hay “do nhân viên IT”. Lãnh đạo doanh nghiệp có nghĩa vụ phải lựa chọn một phần mềm tuân thủ Điều 28, phải hiểu rõ cơ chế vận hành, kiểm soát của nó, và phải chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất đối với chữ ký của mình trên báo cáo tài chính.
CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN TƯ VẤN QUẢN LÝ TÂY NAM Á
1900 633 179 | 0939 269 222 | 0931 049 222 | 02926 514 999
Ban Giám đốc: 0939 299 000 | 0901 024 999
Các kênh truyền thông:
Trang web | Facebook | Zalo OA | Giới thiệu của Đài THCT
